בכדי להרים אירוע שיזכה לשבחים וינעים את זמנם של החוגגים והאורחים חשוב להקפיד על כמה כללים בסיסים במהלך הארגון.
כאשר מארגנים חתונה או אירוע בגן אירועים או באולם ישנם אלמנטים רבים עליהם ניתן להתפשר אולם כאשר מדובר בבטיחות מקום האירוע ובבטיחות האורחים אין מקום לפשרה. כאשר בודקים גני אירועים ואולמות פוטנציאלים לקיום האירוע חשוב מאוד לבדוק האם המקום פועל בהתאם לחוק רישוי עסקים והאם יש ברשותו של בעל המקום את כל הרישיונות הנחוצים ע"פ החוק האמור.
חוק רישוי עסקים עבור גני אירועים או אולמות אירועים מבטיח שהמקום מופעל בהתאם לחוק ולתקנים והוא בטוח לציבור. ע"פ החוק מקום המופעל ברישיון עסק עומד בקריטריונים הדואגים לבטיחותו של המקום על פי דרישות המשטרה, כיבוי אש, תברואה, בריאות ועוד. כאשר מדובר על גני אירועים ואולמות אשר מגישים מזון ישנו הכרח גם ברישיון יצרן המבטיח את נאותות המזון המוגש באירוע בהתאם לסטנדרטים של משרד הבריאות.
בכדי לוודא שהמקום בו בחרתם אכן מופעל ברישיון עסק תוכלו לבקש מבעל המקום שיציג רישיונות או לחלופין לבדוק האם המקום נמצא ברשימת העסקים הפועלים שלא ע"פ החוק שמפרסמת באתר האינטרנט של משרד הפנים והרשות המקומית הרלוונטית.
בכדי להשיג את האווירה הנעימה והמזמינה עבור האורחים חשוב לבצע התאמה בין כמות האורחים וגודל האולם או גן האירועים. לא כדאי להתפתות בבחירת מקום מרווח מידיי וגדול לאירוע קטן משתתפים שיצור אווירה מדכאת, כאילו לא כל האורחים הגיעו, והפוך מקום קטן עבור מספר רב של משתתפים שאז נוצרת צפיפות לא נעימה. חשוב לזכור ולקחת בחשבון שלפחות 10% מהאורחים אינם מגיעים לאירוע.
כאשר המקום שמצאתם פועל ע"פ החוק ואינו כולל ליקויי בניה וליקויים בטיחותיים אחרים והוא מותאם בגודלו לכמות האורחים יש לבדוק את התאמתו לנותני השירות השונים. לדוגמא, במקרה של תקליטן בדקו שיש עבורו את כל החיבורים הנדרשים ועמדה מתאימה. גם כאשר אתם משלבים נותני שירות ואטרקציות מעבר לשירות הניתן באולם או בגן האירועים חשוב שתקפידו לעבוד עם נותני שירות הפועלים ע"פ החוק ושיש ברשותם רישיון עסק.
לסיכום
גם אם אתם בודקים ומוודאים שהכל פועל כשורה וע"פ החוק והרישוי המתאים חשוב שתפעילו גם את תחושות הבטן שלכם. הקפידו לבחור מקום שמעבר לרישיונות הוא משדר לכם את האווירה בה אתם מעוניינים. בדקו היכן הכי נעים לכם והשוו מקומות ואל תהססו להקשיב לקולכם הפנימי הרי בסופו של דבר מדובר באירוע שלכם.
